SIGEP

Como resultado se obtuvo la mejora en la contratación de empleados públicos, manejo de la documentación por parte de los aspirantes y contratistas, facilidad para actualizar la hoja de vida y otros procedimientos importantes para futuros empleos.

SIGEP: ¿Qué es?

SIGEP es un Sistema de Información y Gestión del Empleo Público como sus siglas lo indican, está estructurado con el fin de proveer información sobre tipo de entidad, sector al que pertenece, conformación, planta de personal, empleos que posee, manual de funciones, salarios, prestaciones, tipo de entidad, sector al que pertenece, conformación, planta de personal, empleos que posee, manual de funciones, salarios, prestaciones, entre otros.

La información es de orden territorial a nivel del estado colombiano que es importante para el manejo de la misma por las instituciones del estado, en el SIGEP se pueden encontrar datos muy específicos sobre los datos de las hojas de vida de los empleados, declaraciones de bienes y declaraciones de rentas.
Un fin muy importante que ofrece el SIGEP es la posibilidad de toma de decisiones por parte de las instituciones del estado, basadas en la información que se obtiene del sistema, relacionadas con la movilidad del personal, planes de capacitación, programas de bienestar social, incentivos y evaluación del desempeño, entre otros.

¿Cómo registrarse por primera vez?

Una de las utilidades que tiene el SIGEP es que los interesados en laborar en algún momento para las instituciones del estado en Colombia pueden registrar su hoja de vida y obtener un estado de oferente o posible elegible, también si algún funcionario ha mejorado su hoja de vida la puede actualizar.

Antes de iniciar el registro en SIGEP es necesario que el interesado tenga escaneados los siguientes requisitos o documentos:

• Fotocopia de su cédula de ciudadanía
• Diploma de Bachiller o certificado de último grado cursado.
• Diploma, Acta de Grado o Certificados de Educación Superior.
• Libreta Militar (Para los hombres)
• Tarjeta Profesional. (Si aplica) 6. Licencia de Conducción. (Para aquellos que ejerzan el cargo de Conductor Mecánico).

Otra recomendación que se hace es que los documentos sean escaneados en blanco y negro, en calidad media o baja, debido a que el límite del SIGEP es de 1024 kb por archivo.

Luego el primer paso es ingresar a la página del SIGEP

Luego se debe ingresar a la opción de servidores públicos, debe ingresar su número de cédula y crear una contraseña, por último introducir el código de seguridad o capcha.

Se abrirá una nueva ventana en la que debe elegir la opción “”Hoja de Vida” y después la opción “Persona”.

El usuario encontrará una lista de opciones que se deben llenar.

El Gobierno de Colombia recomienda seguir una serie de pasos resumidos e indispensables para lograr el registro exitoso, que son los que se observan a continuación:

• Complete o actualice la información personal en “Persona”.
• Complete o actualice su dirección de domicilio, dejando una fecha reciente.
• Actualice su estado civil.
• Si aplica, registre su Licencia de Conducción y Tarjeta Profesional, subiendo copia escaneada.
• Actualice su número telefónico: Se recomienda dejar un número personal de contacto y el teléfono institucional.
• Actualice su correo electrónico: Debe dejar el correo institucional y se recomienda dejar un correo personal de contacto.
• Si posee alguna discapacidad, por favor inclúyala.
• Actualice su información de Bachillerato subiendo copia escaneada del diploma o certificado.
• Actualice su información de educación superior (Graduado o no) subiendo copia escaneada del soporte o certificado.
• Si ha sido docente, incluya esta información.
• Actualice su nivel de manejo de otro idioma en lectura, escritura y conversación
• Registre toda su experiencia laboral llenando mínimo los campos con asterisco * y subiendo copia de los soportes.
• Al terminar active la casilla “Certifico que la información de mi hoja de vida se encuentra actualizada.

¿Cómo llenar la hoja de vida por primera vez?

¿Cómo llenarla?

Al llenar la hoja de vida por primera vez se debe ser cuidadoso al llenar los datos, que son personales y básicos, adjuntar el archivo correspondiente a la cédula personal, por último dar clic al botón “Guardar”

El siguiente paso es llenar la información sobre la dirección, aquí se debe hacer énfasis en que debe ser verídica y exacta para que en el caso de requerir los servicios del interesado para ejercer un puesto público será en esta donde se le tratará de localizar.

También es sistema le pedirá que indique su estado civil actual.

Se deben llenar los espacios correspondientes a lo que SIGEP llama datos adicionales. En este punto puedes dar clic a la opción “Mostrar”.

Al crear el nuevo usuario en el SIGEP es necesario indicar si se sufre de alguna discapacidad.

En el sistema también se deben ingresar los datos sobre los estudios realizados, iniciando la educación media y luego con la educación universitaria.

El usuario debe considerar detalles importantes como indicar si el título ha sido expedido en el extranjero o en Colombia, además recordar que los títulos obtenidos en el exterior deben haber pasado por homologación en Colombia para que sean válidos en el sistema de SIGEP.

Existe otra parte de la información que corresponde a la experiencia docente, en caso de ser necesaria y la experiencia laboral.

En cada etapa de completar datos se ofrece la opción de mostrar que le permite al aspirante revisar si el archivo ha sido adjuntado correctamente, también se tiene la opción de “Guardar”, lo cual se debe hacer al completar cada etapa. Al final de todo el proceso y de haber revisado dar clic en “Aprobar” hoja de vida.

¿Cómo actualizarla?

Para actualizar la hoja de vida también se puede hacer de forma virtual, solo debe ingresar al sistema con su usuario y contraseña, revisar cada módulo, cambiar la información por la nueva y guardarla.
Es necesario actualizar la hoja de vida cuando ha cambiado tu dirección, número telefónico, estado civil o cuando has terminado un plan de estudios, así como si se ha modificado la experiencia laboral.

¿Cómo imprimirla?

Los contratistas tienen la opción de imprimir la hoja de vida de vida de los aspirantes a servidores públicos, en la pantalla donde es posible visualizar la información de los datos, aparecerá la opción de “Imprimir”, el formato será en PDF.

¿Cómo obtener el usuario y la contraseña?

El primer punto importante es visitar la dirección web desde la que se puede acceder al portal SIGEP www.sigep.gov.co.

Para lograr el registro del usuario se debe contar con un correo electrónico al cual llegara la información para poder establecer la contraseña. La contraseña debe cumplir con ciertos criterios como caracteres alfa numéricos que posteriormente por seguridad se puede cambiar cuando se desea.

¿Cómo imprimir la declaración de bienes y rentas de SIGEP?

El primer trimestre de cada año los colombianos deben hacer su declaración de bienes y rentas, para ello SEGIP pone a disposición el servicio por medio de su oficina virtual, para ello es necesario tener su usuario y contraseña y hacer el ingreso al sistema.

Se debe dar clic a la opción servidores públicos

En esta nueva ventana se le solicitará que digite su usuario y contraseña. Recuerde que su usuario siempre será su número de documento de identidad. En caso de olvido o pérdida de su contraseña, diríjase a la opción “Recuperar contraseña” en la esquina inferior derecha y siga las instrucciones

Una vez ha ingresado al Portal del Servidor Público, podrá encontrar su nombre y apellidos en el costado derecho de la ventana. Lea la autorización del usuario para el tratamiento de datos. Para continuar con el proceso, dé clic en el botón “Acepto”.

En el portal de servidor público podrá encontrar las opciones “Hoja de vida”, “Declaración de Bienes y Renta” y “Encuestas”. Diríjase a la opción “Declaración de Bienes y Renta”.

En la siguiente pantalla aparecerán en lista los componentes de la declaración de bienes y rentas, se deben elegir los pertinentes.

Luego accederá al formato digital de Declaración de Bienes y Rentas que ha venido diligenciando en físico. Aparecerá una ventana que le indicará el tipo de declaración que va a registrar.

La declaración puede ser de tres tipos:

1. Elija “Periódica” si ya ha venido declarando, incluso si lo ha hecho en el formato físico; elija “Ingreso” sí es la primera vez que se va a diligenciar este formato en la entidad donde labora (o incluso si nunca ha declarado renta) o elija “Retiro” si es la última Declaración de Bienes y Rentas por motivos de retiro del servicio. A continuación señale el periodo a declarar, señalando la fecha de inicio y la fecha de fin.
2. Proceda a ingresar la información de sus ingresos y rentas, recordando que debe eliminar o borrar los ceros que le aparecen en el formato.
3. Dé clic al icono de verificación de color verde “Añadir” para guardar la información diligenciada y presione “Siguiente”.

El paso que sigue es agregar la información sobre los parientes en primer grado y cónyuge.

Siguiendo con otra pantalla encontraremos la de “Otros ingresos y rentas no laborales”. Diligencie la información requerida sobre todos aquellos ingresos que no tienen origen en el empleo que desempeña.
Al terminar dé clic en el visto verde “Añadir” y posteriormente en el botón “Siguiente”.

Después de elegir las actividades correspondientes especialmente las privadas y el grado de participación.

Es importante que el usuario conozca que si ha cometido un error en el ingreso de la información se puede optar por modificar la información.

¿Cómo subir documentos al SIGEP?

Al ingresar al sistema SIGEP y optar por Hoja de vida, como anteriormente lo explicamos, el usuario encontrará una pantalla en la que se deben adjuntar los documentos, en la parte inferior estará la opción examinar, que lo llevará a buscar el documento que desea adjuntar.
Se recomienda que los archivos se encuentren en PDF y la fotografía en JPG. El formato que admite el Sistema para la foto es JPG o GIF (500 KB) y para los demás documentos es PDF (1024 KB). También se pueden visualizar los documentos una vez adjuntos y así verificar que estén bien.

Cuando el usuario se registra por primera vez va a incluir sus documentos ya obtenidos, pero también en caso de hacer cambios o terminar estudios puede ingresar de nuevo al portal y modificarlo.

Solicitud de Certificados

El Sistema de Gestión de Personal (SIGEP) en Colombia ofrece la posibilidad de tramitar certificados laborales, de ingresos y otros documentos relacionados con la vida laboral de los empleados públicos. Estos certificados son esenciales para diferentes fines, como trámites bancarios o de seguridad social.

Actualización de Datos Personales

A través del SIGEP, los empleados públicos pueden gestionar la actualización de sus datos personales, incluyendo información de contacto, estado civil, beneficiarios, y otros detalles relevantes. Mantener los datos actualizados es fundamental para la gestión eficiente de recursos humanos y beneficios.

Solicitud de Permisos y Licencias

Los empleados públicos pueden solicitar permisos y licencias a través del SIGEP. Estos permisos pueden incluir licencias remuneradas, no remuneradas, y otros tipos de ausencias autorizadas. La plataforma facilita el proceso de solicitud y aprobación de estas solicitudes.

Cambios en la Situación Laboral

El SIGEP permite gestionar cambios en la situación laboral, como traslados, ascensos, cambios de cargo, y otras modificaciones relacionadas con la carrera laboral de los empleados públicos. Estos cambios son fundamentales para la administración de personal y la planificación de recursos humanos.

Reporte y Seguimiento de Novedades

A través del sistema, se pueden reportar y dar seguimiento a las novedades laborales, como la asignación de nuevos deberes, modificaciones salariales, cambios en la jornada laboral, entre otros. Estas novedades son cruciales para mantener registros precisos y actualizados de los empleados públicos.

En resumen, el SIGEP en Colombia ofrece una variedad de trámites y servicios relacionados con la gestión de recursos humanos en el sector público. Los empleados pueden utilizar esta plataforma para solicitar certificados, actualizar datos, gestionar permisos y licencias, realizar cambios en su situación laboral, y reportar novedades, lo que contribuye a una gestión eficiente de los recursos humanos en el sector público.

Enlace | SIGEP